Auf Kostenabweichungen optimal reagieren

Am Anfang eines Projekts wird die Kostenstruktur dafür festgelegt, die Gesamtprojektkoste werden nach Finanzierungs- bzw Förderarten aufgeteilt. Das gemeinsam mit dem Auftraggeber erstelllte und von ihm freigegebene Gesamtkostenbudget bildet die Gesamtbasis im weiteren Projektablauf und dient jeweils als Bezugspunkt im vom BPM-Projektleiter erstellten Kostenbericht.

Unsere gesamte Methodik der Kostensteuerung und der Kostenkontrolle beruht darauf, dass wir alle kostenmäßigen Veränderungen im laufenden Projekt, beginnend mit der Planungsphase, mittels Prognose erfassen.

  • Ergibt beispielsweise die Nutzerabstimmung Änderungen in der Planung, legt uns der Planer auf Basis der Gewerke die daraus resultierenden Kostenveränderungen mit Begründungen und Auswirkungen schriftlich als Prognose vor. Wir kommunizieren diese Änderungsvorschläge dem Auftraggeber, empfehlen Freigabe oder auch Ablehnung.
  • Kommt es während der Bauausführung etwa wegen unvorhersehbaren Veränderungen, werden diese von Planern und Bauleiter umgehend an uns weitergereicht. Wir arbeiten diese in die Gesamtkostensituation ein und legen sie dem Bauherrn zur Entscheidung oder Kenntnisnahme vor.

Während der gesamten Projektlaufzeit liegt tagesaktuell der Stand der Gesamtprognose vor, das heißt der Ausblick darauf, wie die Baumaßnahme finanziell abgeschlossen werden wird.

Schematisches Vorgehen beim Rechnungslauf

Ein schematisches Vorgehen, das wir mit dem Bauherrn besprechen und von ihm freigeben lassen, hat sich auch beim Rechnungslauf bewährt. Beispielsweise berücksichtigen wir, dass Bau- und Architektenrechnungen zwingend einzuhaltende Zahlungsfristen nach VOB haben. Da der Bauherr einige Tage Bearbeitungszeit für die Finanzbuchhaltung benötigt, räumen wir uns bei BPM nur einen Tag ein, um die Kosteneingabe in unser Kostencontrollingsystem zu erledigen und die vom Rechnungssteller eingereichten Unterlagen zu überprüfen.